Auf was sollte ich bei Mailinglisten achten?
Mailinglisten haben ganz unterschiedliche Verwendungszwecke. Im Wesentlichen nutzen die meisten sie für drei Aufgaben:
- als Mailingliste zu einem öffentlichen Thema – hier kann jeder jedem schreiben
- als E-Mail-Verteiler, der leicht zu administrieren ist – z.B. für Nachrichten an alle Mitglieder eines Vereins
- als Newsletter – mit Double-OptIn der Abonnenten und Beschränkung, wer an den Newsletter schreiben darf.
Da jede dieser E-Mail-Formen ganz andere Ansprüche an den Administrator stellt, gibt es auch eine Vielzahl an Einstellungen, die Du als Administrator beachten solltest. Für Mailinglisten wie unter Punkt 1. oben beschrieben, sind die Standardeinstellungen bereits recht gut vorgegeben. Für Newsletter haben wir für Dich zu den Einstellungen einen eigenen Hilfetext, in denen alle wesentlichen Einstellungen erklärt werden.
Bei der Änderung der Werte sollte aber auch die offizielle Anleitung im Netz beachtet werden:
http://www.list.org/mailman-admin/ (inoffizielle dt. Übersetzung: http://wiki-de.genealogy.net/Mailman_Betreuer_Dokumentation )
Hier möchten wir aber noch einige Einstellungen für Dich hervorheben, die uns generell beachtenswert erscheinen:
Menüpunkt „Allgemeine Optionen“
- owner: Das sind E-Mailadressen der Verantwortlichen der Liste (auch Administrator), die auch für die Einstellungen zuständig sind. Diese erhalten Nachrichten, die listenrelevant sind (z.B. zu Bounces = Serverantworten bei Problemen usw.).
- moderator: Das sind E-Mailadressen der Personen, die für die Freigabe/Ablehnung von Nachrichten und Neumitgliedern zuständig sind – je nach Einstellung der Liste.
- from_is_list: Wenn einzelne Mitglieder Probleme mit dem Empfang der Nachrichten haben, kann diese Einstellung hilfreich sein. Damit kann die Liste als Versender der Nachrichten gesetzt werden, was problematische Domainprüfungen umgehen kann.
- reply_goes_to_list: An wen gehen Nachrichten, wenn der Empfänger auf „antworten“ klickt.
- send_reminders: Nutzer fühlen sich mitunter gestört von monatlichen Erinnerungen, dass sie Mitglied der Liste sind. Diese Erinnerung lässt sich hier global für die Liste unterbinden. Jeder Nutzer hat aber auch die Möglichkeit, das in seinen Einstellungen für sich selbst zu erledigen.
- emergency: Bei plötzlichem Eingang sehr sehr vieler Nachrichten an die Liste lässt sich der Empfang von Nachrichten mit der Einstellung vorübergehend vollständig deaktivieren.
- max_message_size: Wer (größere) Anhänge über seine Liste erlauben möchte, sollte den Standardwert hier höher setzen. ACHTUNG: Wenn viele große Nachrichten über die Liste verteilt werden, können Abonnenten/Mitglieder der Liste schnell Probleme mit der eigenen Postfachgröße bekommen und dann möglicherweise gar keine Nachrichten mehr empfangen. Merksatz: So groß wie nötig, so klein wie möglich.
- host_name: Falls Du Deine Mailingliste zum Beispiel unter der eigenen Domain mustermann.de betreibst, empfehlen wir Dir hier mustermann.de einzutragen. Andernfalls solltest Du diesen Wert nicht ändern. Bitte sei hier vorsichtig. Ein falsch eingetragener Wert kann dazu führen, dass Deine Mailingliste nicht mehr erreichbar ist.
Menüpunkt „Abo-Regeln und Adreßfilter…“
Unterpunkt „Abo-Regeln“
- advertised: legt fest, ob die Liste in der Listenübersicht gefunden werden kann.
- subscribe_policy: Diese Einstellung ist wichtig für die Einhaltung der Richtlinien nach DSGVO Hierüber kannst Du festlegen, wie Anfragen zu Mitgliedschaften gehandhabt werden sollen.
- ban_list: E-Mailadressen, die nicht Mitglied der Liste werden sollen.
- private_roster: Hier kannst Du einstellen, wer die Mitglieder einer Liste einsehen darf. (Vorsicht vor Datenschutzleck!)
Unterpunkt „Absender-Filter“
- default_member_moderation: Umgang mit Nachrichten neuer Mitglieder.
- dmarc_…: Mit diesen Punkten kann man nachsteuern, wenn man Probleme mit einzelnen Domains hat. Grundsätzliches Wissen zu DMARC sollte hier jedoch vorhanden sein.
- accept_these_nonmembers: Damit können die dort eingetragenen E-Mailadressen an die Liste schreiben, ohne als Mitglied die Erlaubnis dafür zu haben – besonders interessant, wenn keines der Mitglieder an die Liste schreiben soll (z.B. Newsletter).
- generic_nonmember_action: Hier legst Du fest, was mit Nachrichten von Nichtmitgliedern der Liste passieren soll, für die Du keine Aktion unter einer der anderen *_nonmember_action (z.B. accept_these_nonmembers) festgelegt hast. Der Wert "wegwerfen" ist hier sinnvoll um Deine Mailingliste vor Spam zu schützen.
Unterpunkt „Empfänger-Filter“
- require_explicit_destination: Diese Einstellung unterbindet bzw erlaubt Nachrichten, falls Deine Liste per BCC oder einem anderen für die Liste freigegebenen Namen (zumeist Weiterleitung) angeschrieben wurde.
- acceptable_aliases: Erlaubt zusätzliche dort genannte E-Mailadressen als Empfangsadressen der Liste gemäß „require_explicit_destination“. Diese Einstellung ist besonders interessant für Weiterleitungen von alten Listennamen.
Menüpunkt „Archivierungsoptionen“
- archive_private: Sind gespeicherte Unterhaltungen öffentlich lesbar? (Vorsicht vor Datenschutzleck!)
Menüpunkt „MIME-/HTML-Filter“
Achtung: Änderungen hier können häufig zu Fehlern in Deiner Mailingliste führen.
Menüpunkt „Texte und öffentliche HTML-Seiten anpassen“
Hier findest Du die für die Anpassung an eigenes Design und Inhalte erforderlichen Seiten.
Achtung: Es sind leider nicht alle Seiten der Mailingliste änderbar, die Deine Nutzer zu sehen bekommen. Zudem sind externe Inhalte (z.B. externes CSS oder Javascript sowie Bilder) nicht nutzbar. Alle Inhalte müssen in dem Seitentext explizit drin stehen (CSS und Javascript) bzw. bei Bildern müssen diese als Data-URI mittels Base64-Kodierung in der Seite enthalten sein (Anleitung in SelfHTML).
Eine etwas ausführlichere Anleitung zu Seitenanpassungen haben wir ebenfalls bei unseren FAQ:
Wie kann ich die Webseiten meiner Mailingliste(n) verändern?